Suscripción a Informe o Panel
Las Suscripciones a Informes y Paneles permiten a los usuarios recibir automáticamente, vía correo electrónico, datos actualizados sin ingresar a la plataforma. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones oportunas, evitando revisiones manuales y asegurando que la información relevante llegue directamente a quien la necesita.
Reglas de duplicados
En EGA Futura las reglas de duplicados son un conjunto de instrucciones que se usan para prevenir la creación de registros repetidos en la base de datos. Las reglas comparan los datos existentes en uno o varios objetos y si encuentran registros similares, toman medidas para impedir la creación de un duplicado. De esta manera, se asegura que la información almacenada en la base de datos sea precisa y coherente.
Configuración de la plataforma
La Configuración de la Plataforma es la consola central desde donde se definen los aspectos clave de la empresa que condicionan el funcionamiento de todo el sistema de gestión. El factor principal es el país en el que opera la empresa, porque de él dependen las normas fiscales y contables que la Plataforma aplica en compras, ventas e impuestos. Desde ahí también se define a qué cuentas contables se vinculan los movimientos que la Plataforma genera de forma automática. Es distinta de la Configuración de usuario, que solo afecta a la experiencia de cada persona. Los cambios en esta configuración se coordinan con el Ejecutivo de cuenta de EGA Futura.
Educación (Empleado)
La Educación es la sección del registro de un empleado donde queda asentada su formación: primaria, secundaria, terciaria, universitaria, posgrados y también los cursos y la capacitación informal. Se diferencia del Skillset en que la Educación acredita títulos y trayectos cursados, mientras que el Skillset describe habilidades demostradas, tengan o no respaldo formal. Se consulta al cubrir una vacante interna o al armar un plan de capacitación, porque permite ver quién ya tiene el título que un puesto exige. Cuando queda vacía, esa búsqueda termina haciéndose de memoria.
Correo electrónico CCO de comprobación (Compliance BCC Email)
El correo electrónico CCO de comprobación es un control de cumplimiento que agrega de forma automática una copia oculta de cada mensaje saliente hacia una única casilla que define la empresa. Lo que lo distingue de una copia oculta común es que no depende de quien escribe, porque el sistema la aplica siempre y bloquea el campo CCO para que nadie pueda quitarla ni cambiar el destino. Su finalidad es conservar el archivo completo de la correspondencia enviada, que es lo que después permite auditar y verificar el cumplimiento de las políticas de comunicación de la organización.
ERP o Sistema de planificación de recursos empresariales
ERP significa Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales: el software que reúne en un solo sistema los procesos de toda la empresa. Lo que lo distingue de un conjunto de programas sueltos no es la cantidad de funciones, sino la base de datos común, porque contabilidad, compras, ventas e inventario leen y escriben sobre los mismos registros. Por eso una venta cargada una vez actualiza el stock, la cuenta por cobrar y el asiento contable. Confundirlo con un paquete de módulos unidos por archivos lleva a comprar un sistema que sigue exigiendo doble carga.
Macro
Una macro convierte una secuencia de pasos repetidos en un solo clic: se define una vez qué acciones hay que hacer y en qué orden, y desde entonces el sistema las ejecuta siempre igual. La palabra tiene dos usos habituales que conviene no mezclar. En una planilla de cálculo, una macro es un programa grabado o escrito que automatiza operaciones sobre celdas. En un sistema de gestión empresarial es una lista ordenada de instrucciones que se aplican sobre un registro, sin escribir código. Esta entrada explica las dos acepciones y describe cómo funcionan las macros en el ERP de EGA Futura, donde se aplican sobre facturas, ventas, tickets, activos y el resto de los objetos.
Correo electrónico de lista
El correo electrónico de lista es el envío que toma un mismo texto y genera con él un mensaje independiente para cada destinatario de una lista. Lo que lo distingue de mandar un correo con muchas direcciones en copia es que nadie ve a los demás y cada mensaje llega personalizado, porque los campos de combinación se reemplazan con los datos que cada contacto tiene en la base. Se arma sobre una Vista de lista de contactos o de clientes potenciales, así que la selección de destinatarios se actualiza sola con los criterios de esa vista. Su terreno es la comunicación comercial uno a uno a escala, y no la campaña masiva de marketing.
Tipo de registro
Un Tipo de registro es una variante de un mismo objeto de la base de datos: determina los procesos que se aplican, los formatos de página que se ven y los valores de lista de selección disponibles. Se diferencia de crear un objeto nuevo en que los registros siguen compartiendo tabla, informes y permisos, y lo único que cambia es su comportamiento. Se usa cuando un mismo objeto atiende dos circuitos distintos, como una venta mayorista y una minorista. Elegirlo mal al crear un registro condiciona todo lo que viene después.
Calendario
El Calendario es la pantalla que registra eventos y permite seguir de forma visual la agenda propia y la ocupación de los recursos compartidos. Se puede ver como grilla horaria de día, de semana o de mes, como tabla al estilo de una Vista de lista, o como vista diaria de disponibilidad. Su diferencia con una lista de Actividades es que ordena por tiempo y no por registro, así que muestra los huecos además de las ocupaciones. Ahí está su utilidad concreta: evita reservar una sala o un vehículo que otra persona ya tomó.
Calendario público
Un calendario público es una agenda compartida que no pertenece a ninguna persona sino a un área o a la organización entera, y que reúne los eventos que conviene que todos vean: feriados, cierres contables, lanzamientos o la guardia de cada semana. Lo que lo distingue del calendario de un usuario es la propiedad, porque no depende de que alguien lo comparta ni desaparece cuando esa persona deja la empresa. Quien administra la Plataforma EGA Futura decide qué calendarios existen y quién puede ver o cargar eventos en cada uno. Se consulta desde la misma pantalla que la agenda propia, superpuesto a ella.
SaaS (Software como servicio)
SaaS es un método flexible de distribución de software que elimina la necesidad de la compra de una licencia. En este modelo, el software se entrega como un servicio. Software como servicio es un modelo de distribución de software en donde EGA Futura provee el servicio de licenciamiento y soporte técnico del software usado por el cliente. Este tiene derecho a utilizar el software mediante el pago de una suscripción.
Ticket de servicio
Un ticket de servicio es el registro donde el área de servicio, soporte o atención al cliente deja constancia de un pedido y de todo lo que se hace para resolverlo. En el ERP de EGA Futura cada ticket exige categoría, estado y prioridad, y se puede vincular a una cuenta, a un contacto, a un área funcional, a una ubicación y al usuario asignado. Sirve para órdenes de reparación, instalaciones, garantías, reclamos y casos de soporte técnico. La Plataforma cuenta sola cuántos productos se consumieron en cada ticket y cuántas unidades.
Acciones de productividad (Tarea, Evento, Llamada, Email)
Las Acciones de productividad son las cuatro formas de registrar trabajo sin salir del registro que se está mirando: crear una Tarea, agendar un Evento, dejar constancia de una llamada o enviar un correo electrónico. Aparecen agrupadas en solapas dentro del componente de Actividad de la Página de registro, y todo lo que se carga ahí queda vinculado a ese registro. Ese vínculo es lo que arma después la Cronología de actividad y lo que alimenta el Calendario y la lista de tareas.
Filtro
Los Filtros son una herramienta que sirve para filtrar información contenida en la base de datos de EGA Futura. Se pueden utilizar desde diferentes lugares de la plataforma y es posible aplicarlos en cualquiera de los campos. También existe la opción de construir Filtros potentes y complejos para encontrar información clave de manera eficaz.
Logística
La logística es la función empresarial que planifica y controla el movimiento y el almacenamiento de materiales, productos e información desde el punto de origen hasta el consumidor final. Lo que la distingue de la producción es que no transforma nada: se ocupa de que lo producido esté en el lugar correcto, en la cantidad correcta y en el momento correcto, al menor costo posible. Abarca el abastecimiento de materias primas, el almacenamiento, la preparación de pedidos, el transporte y la logística inversa, que es el circuito de las devoluciones. Su medida de éxito es doble y siempre en tensión: nivel de servicio por un lado, costo por el otro.
Correo electrónico
El correo electrónico es un servicio de mensajería escrita que lleva un texto desde la dirección de quien lo envía hasta la casilla de quien lo recibe, donde queda guardado hasta que esa persona lo abre. Lo que lo diferencia de la mensajería instantánea es justamente esa espera, porque nadie necesita estar conectado en el mismo momento. Cada dirección es única y se forma con el nombre de usuario, el símbolo @ y el dominio del servidor que presta el servicio. Dentro de un sistema de gestión deja de ser un buzón aparte, porque cada mensaje queda relacionado con el cliente, el pedido o el caso que lo originó y se consulta desde ese registro.
Wallet
Es una aplicación de software que permite gestionar claves públicas y privadas para el envío y recepción de criptomonedas. De esa forma, se viene reservando el término Wallet para referirse a los medios donde se guardan criptoactivos. Funcionan a través de la tecnología blockchain y brindan la posibilidad de gestionar el valor guardado de la misma forma que con las billeteras electrónicas.
Token (Crypto)
En español significa ficha. Es un elemento que no vale por sí mismo, sino porque representa otra cosa dentro de un sistema que lo acepta: un derecho, un acceso o una participación. En informática, un token de acceso o de API es la cadena de caracteres que un sistema entrega después de validar una identidad, y que luego viaja en cada pedido en lugar de la contraseña. En seguridad también se llama token al dispositivo que genera claves de un solo uso. Y en el ámbito cripto, un token es una unidad de valor emitida sobre una cadena de bloques, sin curso legal, para el uso que define quien lo emite.
Criptoactivos
Los criptoactivos son la categoría que agrupa a todos los bienes digitales cuya propiedad se anota en una cadena de bloques y se prueba con una clave criptográfica, sin que ninguna institución lleve ese registro. Lo que los distingue de un archivo digital cualquiera es justamente esa anotación compartida: por eso una unidad no se puede duplicar ni gastar dos veces. Es un paraguas y no un objeto único: adentro conviven las criptomonedas, que funcionan como dinero en su propia cadena, los tokens, que se emiten sobre la cadena de otro, y las piezas no fungibles, que representan un bien irrepetible. Su tratamiento contable e impositivo lo define la normativa de cada país.
Negocio
En español la palabra Negocio nombra tres cosas distintas, y confundirlas enreda más de una conversación: la actividad económica que una organización sostiene en el tiempo, la operación concreta que se cierra con alguien, y el local donde se atiende al público. En su sentido más amplio, un Negocio es una actividad que entrega algo de valor y obtiene un ingreso a cambio, con ánimo de lucro. Lo que lo vuelve sostenible no es la venta suelta, sino que el ingreso supere de forma repetida a lo que cuesta producirlo. Por eso un Negocio se mide y no se intuye.
Certificado digital
Un certificado digital es el archivo electrónico que vincula una clave pública con la identidad de su titular, que puede ser una persona, una empresa, un servidor o un dispositivo. Lo emite una Autoridad de Certificación, el tercero de confianza que verifica esa identidad antes de firmar el certificado y que responde por ella ante quien lo consulta. Esa firma de la Autoridad es la pieza que hace funcionar todo el mecanismo: sin ella una clave pública es solo un número, y con ella se puede comprobar quién firmó un documento y que su contenido no fue alterado. Tiene un plazo de validez y puede revocarse antes de tiempo si la clave privada del titular queda comprometida.
Firma electrónica
Es cualquier dato en formato electrónico que se incorpora a un documento o mensaje y que el firmante utiliza para manifestar su voluntad de firmarlo. Agrupa métodos muy distintos entre sí, desde la firma manuscrita capturada con un escáner hasta la firma digital basada en certificados y claves criptográficas. La firma digital es entonces una especie dentro de ese género y no un sinónimo, porque solo ella permite verificar quién firmó y si el documento cambió después. Tratar a las dos como equivalentes deja un documento sin el valor probatorio que se le suponía.
Billetera electrónica
Es una billetera o cartera digital disponible a través de Internet en donde se pueden conservar divisas. No es una cuenta bancaria, es sólo una herramienta que facilita pagos electrónicos en comercios afiliados y a nivel internacional de manera muy rápida. El dinero conservado en ellas no es físico, pero se puede transferir a cuentas bancarias.
Criptomoneda
Una criptomoneda es el criptoactivo que cumple la función de dinero dentro de su propia cadena de bloques: sirve para pagar, para medir valor y para conservarlo. Lo que la distingue de una moneda emitida por un Estado es quién garantiza que existe, porque no hay banco central que la emita ni banco comercial que anote los saldos, sino una red de participantes que valida cada transferencia y un conjunto de reglas de software que fija cuántas unidades se crean y a qué ritmo. Esa validación compartida es la que impide que un mismo importe se gaste dos veces. Su cotización la fija el mercado y suele ser volátil.
Pago online
Es un intercambio de valor que se realiza por medios electrónicos. Una persona, en lugar de pagar por un bien o servicio con dinero físico, paga mediante elementos tecnológicos a distancia. Así, se pueden pagar facturas de servicios o realizar compras por Internet sin necesidad de acudir en persona a una tienda u oficina comercial.
Blockchain
Es un registro digital de transacciones que se guarda replicado y completo en muchas computadoras a la vez. Cada bloque agrupa un conjunto de transacciones y guarda una huella matemática del bloque anterior, llamada hash, de modo que todos quedan encadenados en orden. Ese encadenamiento es lo que vuelve inviable alterar un dato: cambiar un bloque rompe la huella de todos los que siguen, y las demás copias lo detectan. En las cadenas públicas el contenido es visible para cualquiera, así que la seguridad no viene del secreto sino de la replicación y del consenso entre los nodos.
Proceso de venta
Es la secuencia de pasos que debe seguir una empresa para concretar una venta. El proceso inicia desde la publicidad del producto, hasta el momento en el que se vende. Para realizarlo, se debe conocer, ante todo, lo que el mercado necesita y captar el interés de los consumidores. Las estrategias dependen de cada empresa, de acuerdo a los productos o servicios que ofrece y los beneficios que espera obtener.
Firma digital
Es la marca criptográfica, única y original que identifica a un usuario y su mensaje. Puede decirse que es la evolución de una firma física o manuscrita. Permite el envío de correspondencia electrónica de todo tipo y de manera muy rápida y confiable. Básicamente se fundamenta en un grupo de datos digitales relacionados a una persona y a la computadora o dispositivo con el que trabaja.
Prospecto (Cliente potencial)
También conocido como cliente potencial, es toda persona o empresa que puede comprar un producto o servicio ofrecido por la empresa. De esa forma, pasa de ser Prospecto a cliente. Y para ello debe poseer algunas cualidades que lo hacen la persona idónea para adquirir lo que se le vende, ser atraído. Esto requiere de estudios previos que permitan identificar a los mejores clientes potenciales.
Sectores de un registro
Los Sectores de un registro son los bloques en que se reparte la Página de registro para que los campos aparezcan agrupados por tema y no en una lista corrida. Cada sector reúne los datos que se consultan juntos, por ejemplo los de contacto por un lado y los comerciales por otro, y puede plegarse para dejar a la vista solo lo que interesa en ese momento. Lo que los distingue de una Lista relacionada es que muestran campos del propio registro y no registros de otro objeto. Qué sectores existen y qué campos entran en cada uno lo decide el administrador, y puede cambiar según el tipo de registro.
Tarea de proyecto
Una Tarea de proyecto es cada unidad de trabajo concreta dentro de un Proyecto de la Plataforma EGA Futura. Siempre pertenece a un Proyecto, tiene una Prioridad y un Estado, y puede asignarse a una persona con un Supervisor que la controle. La Plataforma calcula sola su avance, los días que quedan hasta el Deadline y el desvío entre las horas estimadas y las reales.
PyME
Es la abreviación de pequeña y mediana empresa. Se utiliza como un sistema de clasificación de empresas de acuerdo al número de trabajadores, ingresos anuales o tamaño. Esto significa que suelen tener menos de 250 empleados y una facturación anual por debajo de 55 millones de dólares. Los límites prefijados dependen de la región y país.
Fidelización de clientes
Es el proceso que consiste en hacer que un cliente vuelva a comprar un artículo o servicio ofrecido por la empresa, es decir, hacerlo leal a una marca. De manera que, si se cubren las necesidades y deseos del cliente, éste logrará repetir la compra. Así, consumirá con frecuencia dicho producto o servicio, generando ingresos seguros en el futuro y mejorando la competencia.
Moneda
Una Moneda vale lo que vale porque la ley lo dice y porque quienes la usan lo aceptan, no por el material del que está hecha: el metal de una moneda de un dólar no llega a valer un dólar, y un billete todavía menos. Es el dinero de curso legal dentro de un territorio y cumple tres funciones a la vez, porque sirve para pagar, para ponerle precio a las cosas y para guardar valor en el tiempo. Hoy solo una fracción circula como billetes y monedas, ya que la mayor parte del dinero existe como saldos anotados en cuentas. Una misma Moneda puede además ser compartida por varios países.
Proveedor
Un proveedor es la empresa o la persona que abastece a otra con los productos, los servicios o los materiales que necesita para operar. En el ERP de EGA Futura cada proveedor es un registro propio que guarda su nombre, si está activo, la condición de compra acordada y la cuenta con la que se lo identifica. De ese registro cuelgan los productos que vende con su precio, las órdenes de compra emitidas y las facturas de compra recibidas. Un mismo producto puede tener varios proveedores, y eso es justamente lo que permite comparar antes de comprar.
Kanban
Es un método de gestión del trabajo que toma en cuenta la manera en que se completa una tarea. Kanban es una palabra japonesa que significa tarjetas visuales. Busca evitar la sobrecarga de trabajo distribuyendo tareas de una cola y, así, entregarlo justo a tiempo. Para ello, cada miembro va tomando la próxima tarea disponible de un grupo de tareas que completen un trabajo.
Area funcional
Un área funcional es cada una de las divisiones en las que una empresa reparte el trabajo según el tipo de tarea: dirección, administración, producción, ventas, recursos humanos, sistemas. Cuántas conviene tener no depende del rubro sino del tamaño: en una empresa de quince personas una sola área puede cubrir administración y finanzas, y en una de cien esas mismas tareas se reparten en varias. Dentro de la Plataforma EGA Futura el Área funcional no es un rótulo del organigrama sino un registro de la base de datos, y es el mismo que clasifica empleados, gastos, proyectos, activos fijos y tickets de servicio.
Packing List (Lista de contenido)
Es un documento emitido por la persona que envía un paquete y que señala el contenido del mismo. Debe ubicarse a la vista, en el exterior del paquete, lejos de las esquinas y cierres, y ha de estar acompañado por la factura. Se utiliza al exportar productos (mercancías) y debe indicar, adicionalmente, las medidas del paquete y su peso.
Nota de crédito
Una factura emitida no se borra: se corrige con otro documento que va en sentido contrario, y ese documento es la nota de crédito. Sirve para anular una venta completa, para devolver un importe cobrado de más, para aplicar un descuento que quedó fuera de la factura original o para registrar la devolución de una mercadería. El resultado es un saldo a favor del cliente, que se usa en una compra siguiente o se reembolsa según la política de cada empresa. Su opuesto es la nota de débito, que aumenta lo adeudado en lugar de reducirlo. Esta entrada explica cuándo se emite, qué datos lleva y cómo el ERP de EGA Futura registra devoluciones y ajustes a favor del cliente.
Código Universal de Producto (UPC)
Es el código de barras de 12 dígitos que se imprime en el empaque de los productos comerciales para identificarlos de manera individual. Su finalidad es hacer más fluido y rápido el proceso durante la revisión de cada producto en los establecimientos comerciales, y mantener un mejor control del inventario en almacenes y tiendas. Es el estándar propio de Estados Unidos y Canadá: en América Latina y en España el código equivalente es el EAN-13, de 13 dígitos, administrado por la misma organización internacional.
Nombre comercial
El nombre comercial es el nombre con el que el público conoce a un negocio: el del cartel, el de la publicidad y el de la puerta. No es la razón social, que es la denominación legal inscripta con la que la empresa firma y factura, ni es la marca, que identifica productos y servicios en lugar de identificar al negocio. Una misma empresa puede tener varios nombres comerciales a la vez, uno por cada local o por cada línea de actividad. Y al revés de lo que suele creerse, sí es protegible: en la mayoría de los países se registra ante la oficina de propiedad industrial, que es un organismo distinto del registro donde se inscribe la sociedad.
Flujo de efectivo (Cashflow)
Es un estado de cuenta que mide la variación que se produce entre el dinero que entra y el que sale de la empresa en un tiempo determinado. Se le conoce también como Cashflow (en inglés) y es muy útil para apreciar la liquidez financiera de la compañía. Permite conocer cuánto dinero en efectivo se tiene una vez que se contabilizan los gastos, pagos patrimoniales y demás salidas.
Gestión de inventarios
La Gestión de inventarios es el proceso de administrar todo lo que la empresa tiene guardado para producir o vender. Abarca el registro de las entradas y las salidas, el recuento físico, la rotación, el punto de reposición y el costo de sostener mercadería inmovilizada en el depósito. Se diferencia de las existencias en que estas son los bienes en sí, y la Gestión de inventarios es la disciplina que decide cuánto tener de cada uno y cuándo reponerlo. Su efecto es directo sobre el dinero, porque el stock de más inmoviliza capital y el de menos cuesta ventas perdidas.
Impuesto
Lo que distingue a un Impuesto de cualquier otro cobro del Estado es que no hay contraprestación directa: se paga sin recibir a cambio un servicio concreto e individualizado. Esa es la frontera con la tasa, que sí retribuye un servicio puntual, y con la contribución especial, que se cobra por el beneficio derivado de una obra pública. Un Impuesto se exige porque ocurrió un hecho imponible que revela capacidad de pago, y ese hecho puede ser obtener renta, consumir un bien o sostener un patrimonio. El destino de lo recaudado se decide después, en el presupuesto público, y no queda atado a quien pagó.
Caja
Es la cuenta del activo corriente que representa el dinero en efectivo del que dispone la empresa de forma inmediata. Agrupa los billetes y monedas que están físicamente en poder del negocio, junto con los valores que pueden convertirse en efectivo sin demora. Es la partida más líquida del balance y por eso encabeza el activo corriente. No se confunde con Bancos, que es la cuenta donde se registra el dinero depositado en entidades financieras, ni con el libro de caja, que es el registro diario de esos movimientos.
Facturación
La Facturación es el circuito administrativo que convierte una operación de venta ya cerrada en un comprobante con validez fiscal. Lo que la distingue de la venta es que la venta es el acuerdo entre las partes y la Facturación es su documentación: fija el importe, detalla los impuestos que corresponden y deja constancia de la fecha desde la que corre el plazo de cobro. La obligación de emitir el comprobante recae sobre quien vende, no sobre quien compra, y los requisitos de forma los define la normativa de cada país. En un sistema de gestión el circuito arranca en el pedido, sigue en la factura y termina en el asiento contable y en la cuenta por cobrar.
Factura recurrente
Es aquella factura que se envía repetidamente a un cliente en intervalos de tiempo regulares. Suele estar asociada a la domiciliación y el pago de servicios de manera repetida, con importes iguales o similares a lo largo del tiempo. Dada la manera recurrente de realizarlas se suele emplear software de facturación para aligerar el trabajo.
Factura
La Factura es el documento con validez legal que deja constancia de una venta de bienes o servicios y del importe que el comprador debe pagar. Quien vende la emite y quien compra la recibe, y desde ese momento el comprobante funciona como respaldo contable, como prueba de la operación y como base de las declaraciones de impuestos. El contenido mínimo lo fija cada legislación, pero el núcleo es siempre el mismo: quién vende, quién compra, qué se entregó, cuánto costó y qué impuestos se aplicaron.
Empresa
Una empresa es una organización que combina capital y trabajo para producir bienes o servicios y obtener un beneficio con ellos. Esa definición corta esconde el dato que en realidad se busca: qué hace que una empresa sea micro, pequeña, mediana o grande. La respuesta incómoda es que no hay un criterio único, porque cada país fija sus propios límites y varios los miden por facturación en lugar de por cantidad de empleados. Lo que sí es común a todas es la estructura: cada empresa tiene una forma jurídica, un domicilio fiscal, una actividad declarada y un ejercicio contable con el que rinde cuentas.
Efectivo
En términos contables, el Efectivo es un activo corriente. Es el activo más líquido, lo cual significa que se puede convertir en el corto plazo. Sirve para resolver las obligaciones de la empresa, pues representa el dinero del que puede disponer en un corto periodo de tiempo. De forma que siempre es importante contar con flujo de efectivo.
Cliente
Es aquella persona, física o jurídica, que recibe un bien o servicio a cambio de una compensación. Para esto, busca en el mercado aquello que puede satisfacer su necesidad, pudiendo escoger entre diferentes ofertas. Una vez que elige un producto o servicio, entrega una suma de dinero u otro artículo de valor al vendedor.
Comisión por venta
La Comisión por venta es la parte de la remuneración de un vendedor que se calcula como un porcentaje de lo que vende, en lugar de pagarse como un importe fijo. Es el mecanismo que alinea el ingreso de quien vende con el de la empresa: si la venta crece, la comisión crece con ella. Lo que distingue a un esquema de otro son tres decisiones: la tasa que se aplica, la base sobre la que se calcula y el momento en que la comisión se considera ganada, que puede ser al facturar o recién al cobrar.
Costo
El costo es lo que una empresa sacrifica para producir o comprar aquello que después va a vender, y su rasgo distintivo es que se recupera en el momento de la venta. Un pantalón que se fabrica por 40 y se vende por 100 tiene un costo de 40: esos 40 no desaparecen, viajan dentro del producto hasta que alguien lo compra. Esa es la diferencia exacta con el gasto, que se consume en el período en que ocurre y no vuelve. Por eso el costo es el número que fija el piso del precio, el margen y el punto de equilibrio, y no un dato contable más. Se clasifica según se mueva con la producción (fijo o variable) y según se pueda atribuir a un producto concreto (directo o indirecto).
Data warehouse
Un data warehouse es la base de datos donde una empresa consolida el historial de todos sus sistemas, organizado para consultarlo y analizarlo. Lo que lo distingue de la base de datos de un sistema de gestión es para qué está diseñado: la base operativa se optimiza para escribir muchas transacciones pequeñas al instante, y el data warehouse para leer grandes volúmenes y responder preguntas que cruzan años y áreas. Guarda los datos ya depurados y unificados, con una definición común para cada indicador. Por eso una consulta que en la base operativa tardaría horas, y además la frenaría, ahí se responde en segundos.
Inteligencia artificial (IA)
Es la simulación de la inteligencia humana a través de las máquinas y dispositivos de cómputo. En ella se involucra el aprendizaje, el razonamiento y la capacidad de autocorrección; facultades eminentemente humanas hasta ahora. Su aplicación va mucho más allá de los sistemas expertos y otros como el reconocimiento de voz.
Indicadores clave de rendimiento (KPI)
Son una medida del desempeño o rendimiento de un proceso a través de sus diferentes variables. Sus siglas proceden Key Performance Indicator (KPI). Su valor se expresa, por lo general, de manera numérica o en porcentajes. Gracias a estos indicadores se pueden detectar factores importantes relacionados al éxito empresarial.
Inteligencia de negocios
La inteligencia de negocios es el conjunto de procesos y herramientas que reúne los datos dispersos en los sistemas de una empresa, los ordena en un modelo único y los presenta como informes e indicadores listos para decidir. Lo que la distingue de un informe suelto es la continuidad y el alcance: no responde una pregunta puntual sino que mantiene disponible una lectura actualizada del negocio, con la misma definición de cada cifra para todas las áreas. Su terreno es lo que ya pasó y por qué pasó, y eso es justamente lo que la separa de la analítica de negocios, orientada a anticipar lo que va a pasar.
Ciencia de datos
Es la disciplina que combina estadística, programación y aprendizaje automático para extraer conocimiento útil de grandes volúmenes de datos. Trabaja tanto sobre datos estructurados, como las tablas de una base de datos, como sobre datos no estructurados, como el texto libre, las imágenes o el video. Su método consiste en extraer los datos, limpiarlos, analizarlos con modelos matemáticos y presentar los resultados de forma comprensible. El objetivo no es solo describir lo que ya pasó, sino detectar patrones y anticipar comportamientos futuros.
Big data
Big data es el conjunto de datos cuya velocidad de llegada, diversidad de formatos y tamaño superan a la vez la capacidad de las herramientas convencionales de almacenamiento y análisis. Lo que lo distingue no es una cifra de terabytes, porque no existe un umbral que marque la frontera: es que una base de datos y una hoja de cálculo comunes dejan de alcanzar y hace falta repartir el procesamiento entre muchas máquinas. Reúne datos estructurados, como los de un sistema de gestión, junto a textos, imágenes, sonidos y registros de navegación. Su finalidad es encontrar patrones y tendencias que en una muestra pequeña no llegan a verse.
Despapelización
La despapelización es el proceso por el cual una organización deja de usar el papel como soporte de sus documentos y pasa a conservarlos, hacerlos circular y firmarlos en formato digital. Lo que la distingue de una simple digitalización es el alcance: no consiste en escanear archivos y seguir trabajando igual, sino en que el documento electrónico reemplace al impreso como original válido, con su firma, su respaldo y su trazabilidad. Alcanza tanto al archivo histórico que se convierte como a los circuitos nuevos, que nacen sin papel. Su límite lo fija la normativa de cada país, que define qué documentos admiten soporte electrónico y durante cuánto tiempo hay que conservarlos.
Razón social
La razón social es el nombre legal con el que una empresa se inscribe, firma y factura. Casi nunca coincide con el nombre del cartel, que es el comercial. Es la identidad jurídica de la empresa: el nombre bajo el cual existe como persona distinta de quienes la fundaron, y con el que firma desde un contrato de alquiler hasta una declaración de impuestos. Se diferencia de la marca registrada, que protege un signo frente a terceros y puede ser más de una a la vez. Poner el nombre comercial donde va la razón social invalida el comprobante.
Salesforce.com, Inc
Salesforce es la empresa estadounidense que provee su tecnología de inteligencia artificial, almacenamiento e infraestructura a EGA Futura, para su software de gestión empresarial en la nube. Salesforce además ha desarrollado una plataforma de gestión de relaciones con los clientes (CRM por sus siglas en inglés). Dicha plataforma (Salesforce.com) emplea inteligencia artificial, y está lista para trabajar en la nube. Permite la gestión centralizada e integral de los clientes de una empresa en un solo sistema.
Precio estándar
Es el precio base que se le asigna a un producto y que queda registrado en la Lista de precios estándar, también llamada Standard Price Book. Es el precio predeterminado del producto, que se va a tomar como referencia para crear los precios del producto en las listas de precios personalizadas. Es el primer precio que se establece para un producto. Hay un solo Precio estándar por producto para cada moneda o divisa.
Aplicación
Dentro de la Plataforma EGA Futura, una aplicación es un espacio de trabajo que agrupa los objetos, las pantallas, los informes y los Paneles de información que hace falta tener a mano para un área del negocio. Lo que la distingue de un objeto es que no guarda datos propios: es una selección y un ordenamiento de piezas que ya existen, pensada para que quien trabaja en ventas no tenga que atravesar los menús de contabilidad. Una misma pieza puede figurar en varias aplicaciones a la vez, así que no se trata de compartimentos separados. Se cambia de una a otra desde el Iniciador de aplicación (Waffle), y cada usuario ve solo las que tiene habilitadas.
Proceso de aprobación
Un proceso de aprobación es el circuito formal por el que un registro queda detenido hasta que las personas designadas lo autorizan. Lo que lo distingue de una simple notificación es que retiene el registro, porque mientras la solicitud está pendiente queda bloqueado y no se puede seguir modificando. Cada circuito define qué registros entran, en qué orden intervienen los responsables, qué ocurre cuando alguien rechaza y qué se ejecuta al cerrarse, por ejemplo cambiar un estado o avisar a quien lo solicitó. Su finalidad es que las decisiones que comprometen dinero o riesgo, como un descuento grande o una orden de compra, queden autorizadas y con constancia de quién las aprobó.
Configuración de usuario
La Configuración de usuario reúne las opciones que cada persona puede ajustar por su cuenta dentro de la Plataforma EGA Futura, sin depender del administrador. Incluye los datos personales, la contraseña, la densidad con la que se muestra la interfaz, las preferencias de correo y el comportamiento de las Notificaciones. Es distinta de la configuración de la empresa, que afecta a todos y solo la toca el administrador.
Organización
Una organización es una implementación de la plataforma EGA Futura para una compañía y contiene un conjunto definido de usuarios con licencia. Una organización es el espacio virtual proporcionado a un cliente individual en la nube de EGA Futura. Una organización incluye todos los datos y aplicaciones de una empresa y es diferente del resto de las organizaciones.
Vista de lista
Una Vista de lista es la pantalla que muestra un grupo de registros de un objeto de la Plataforma EGA Futura, con los filtros y las columnas que se elijan. Se diferencia de la Lista relacionada en que recorre el objeto completo y no solo lo que cuelga de un registro abierto. Es la pantalla donde transcurre buena parte de la jornada, porque desde ella se busca, se ordena y se entra a cada Detalle. Bien armada responde una pregunta de negocio de un vistazo, y sin filtros obliga a leer todo para encontrar lo poco que importaba.
Campo personalizado
Un campo personalizado es un campo que se agrega a un objeto de la base de datos para guardar un dato propio del negocio que ningún campo estándar contempla. Lo que lo distingue del campo estándar es su origen: el estándar viene incluido en la Plataforma EGA Futura e igual para todas las empresas, mientras que el personalizado se crea a pedido y existe solo en la organización que lo solicitó. Al crearlo se define su tipo, que determina qué dato admite y cómo se comporta: texto, número, fecha, moneda, casilla, lista de selección o relación con otro objeto, entre otros. Una vez creado se usa igual que cualquier campo, en Columnas de una Vista de lista, Filtros, informes y reglas de validación.
Mención @ (Chatter)
Se denomina Mención (@mención) a la vinculación de una persona (Usuario del sistema) o de un grupo a una publicación de Chatter. Se pueden hacer menciones tanto en publicaciones como en comentarios de Chatter. Se realiza anteponiendo, sin dejar espacio, el símbolo @ al nombre de la persona o grupo. Por ejemplo, @Sebastian Lopez o @EquipoMKT.
Administrador del sistema
Un Administrador del sistema es el usuario que tiene asignado el perfil de administrador y, con él, el nivel de privilegios más alto dentro de la Plataforma. Es quien crea las cuentas de acceso, define perfiles y conjuntos de permisos, agrega campos y objetos, ajusta las listas de selección y configura los procesos automáticos. También responde por la seguridad de la información, porque decide qué ve y qué puede modificar cada persona de la empresa.
Cuenta
Una Cuenta es un registro de la base de datos de la Plataforma EGA Futura que agrupa los datos de una organización, empresa o persona con la que se mantiene una relación comercial. Registrando cada Cuenta se puede hacer el seguimiento de clientes, proveedores, prestadores de servicios, socios y hasta competidores. Existen Cuentas comerciales, que guardan los datos de una empresa y agrupan varios Contactos, y Cuentas personales, que guardan la información de una persona individual y se asocian a un solo Contacto.
Informe
Un Informe es una consulta guardada sobre la base de datos de EGA Futura que trae los registros que cumplen ciertas condiciones y los muestra en filas y columnas, agrupados y totalizados. La diferencia con una Vista de lista es que el Informe calcula: suma, cuenta, promedia y compara, mientras que la lista solamente muestra. Además puede combinar datos de objetos relacionados, mostrar gráficos, filtrarse en tiempo real y guardarse en carpetas con permisos propios. Cada Informe tiene su propia dirección web, así que se comparte con un enlace, y puede alimentar un Panel de información.
Red social empresarial
Es un sistema de comunicación en la nube mediante el cual una empresa u organización articula a su personal entre sí o con personas fuera de ella. Funciona como el resto de las redes sociales públicas y tiene muchas de sus funcionalidades, pero es de dominio privado. Su número de usuarios es limitado, y en ella los empleados pueden intercambiar información, planificar reuniones o concretar acuerdos.
Chatter
Chatter es la red social empresarial de la Plataforma EGA Futura, destinada a facilitar el trabajo colaborativo y la comunicación asincrónica en toda la organización. Esta red atraviesa la totalidad de la plataforma, se encuentra en todas las aplicaciones, está disponible también en la aplicación móvil. En Chatter las dos funciones básicas son realizar publicaciones y hacer comentarios sobre estas. Las publicaciones se pueden seguir como favoritas y compartir.
Contacto
Un contacto es un registro en la base de datos de la plataforma que agrupa, en sus campos, la información correspondiente a una persona asociada o perteneciente a una Cuenta. El contacto trabaja para una empresa relacionada con la compañía. Es la persona con la que se mantiene la comunicación en un asunto de interés. Por ejemplo, para una misma Cuenta puede haber un Contacto de compras, otro de logística y otro de facturación. Los tres se relacionan con la organización pero por distintos asuntos. Tanto para las cuentas como para otro tipo de registros puede asociarse un Contacto principal como referente de todas las comunicaciones de importancia.
