Serie numérica de una factura

No puede haber saltos en la numeración de facturas durante el año fiscal. Deben mantener un orden cronológico siendo cada factura posterior numerada de forma incremental es decir, la parte numérica aumenta de uno en uno. Cada factura debe ser correlativa a la anterior en cuanto a su numeración y su cronología para que sea legal. La parte alfanumérica de la serie de la factura se puede elegir libremente existiendo múltiples sugerencias de buenas prácticas para la creación de este componente de la codificación. En algunos países como por ejemplo Argentina, la numeración de facturas es exclusivamente numérica, correlativa y la numeración se compone de los dígitos iniciales que corresponden al denominado: Punto de venta y a continuación los dígitos del número propiamente dicho que también es una numeración correlativa ininterrumpida, incremental y cronológica para ser legal.

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En los países donde está permitido, cada empresa o contribuyente que deba emitir facturas puede elegir la serie y el número con el que empieza el talonario de facturas cada año. 

Lo importante es que no se produzcan saltos en la serie numérica desde la primera factura emitida desde el inicio hasta que termina el año fiscal .

Otro dato importante a considerar es que la fecha de emisión de la factura debe ser congruente con el número de factura. De modo que la factura 008 (por ejemplo) no puede tener una fecha posterior a la de la factura 009.

Cantidad de Series numéricas

La institución encargada de la administración tributaria permite la utilización de Series numéricas diferentes cuando: 

• Se realicen actividades comerciales de distinta naturaleza. Por ejemplo: una empresa que vende componentes de hardware y por otra parte, presta algún servicio técnico.
• La empresa emite facturas desde ubicaciones o establecimientos diferentes. Así, cada tienda o establecimiento puede tener su propia serie numérica. 
• Se emite una factura rectificativa, en cuyo caso debe tener un número correlativo diferente al de la serie numérica de las facturas ordinarias.
  

¿Cómo se establece la Serie numérica de una factura?

Es necesario tomar en cuenta lo siguiente:

• El fisco no establece una forma de codificar la serie numérica, siendo el único requisito la correlatividad que debe existir entre una y otra.
• La institución tributaria permite modificar la serie numérica únicamente al inicio del año fiscal. Pero también podría emplearse la misma serie numérica del año fiscal ya cerrado.
• Se puede emplear para la codificación el año, siglas representativas y números. Por ejemplo: AB-2020-0001 o 2020/AB/0001.

La labor de formular la serie numérica puede llevarse a cabo de manera automática con el software de facturación. Esto facilita todo el procedimiento y asegura mantener el orden correlativo apropiado.

La serie numérica según tipo de factura

Considerando que existen diferentes tipos de facturas, es importante tener en cuenta que algunas se deben numerar, mientras que otras no. 

Los casos en que deben estar obligatoriamente seriadas son:

• En las facturas ordinarias que se emiten a cada cliente como parte de la actividad económica desarrollada.
• En las facturas rectificativas, porque tienen tanta validez legal como las ordinarias e, incluso, validez fiscal.

El único caso en que la factura no debe estar obligatoriamente seriada o tener número correlativo, es cuando se trata de una factura proforma. 

La factura proforma no tiene validez legal, porque se trata de una aproximación o modelo de lo que será la factura ordinaria o legal. 

Ejemplo de recomendaciones para confeccionar la serie numérica de la factura en España.

Para la codificación alfanumérica de la factura se permite lo siguiente:

• Caracteres numéricos del 0 al 9 y todas las letras excepto la ñ. Se sugiere usar solamente mayúsculas.
• De usar espacios en blanco se permite utilizar uno solo.
• Caracteres admitidos, barra inclinada (/), guión (-), guión bajo (_), Punto (.)
• La serie debe preceder al número de factura. Es decir, debe figurar primero la serie, un espacio en blanco y luego el número de factura.
• La codificación de la factura no puede iniciar con un espacio en blanco, es decir que la numeración de la factura debe estar alineada hacia la izquierda.