Facturação Digital: Integrando Tecnologia com Finanças

As empresas modernas, independentemente do seu tamanho e escala de audiência, estão encontrando cada vez mais difícil ignorar a crescente importância da tecnologia incorporando em suas práticas. Isto é especialmente verdade para as pequenas empresas e futuros que têm muita coisa em jogo.

Os perigos da fingindo ignorância ou complacência sobre a implantação de tecnologia state-of-the-art dentro do reino da facturação são simplesmente demais para ignorar. Faturamento de resolver é o novo mantra.

Longe vão os dias em que um negócio orientado visão pode dar ao luxo de colocar-se com as limitações de facturação em suporte papel, desperdiçando inúmeras horas se contorcendo documentos, amostras e números para preparar um formato semi-decente. Executivos de empresas percebem que o seu sucesso está em fazer "mais com menos", quando se trata de resolver problemas.

Inconvenientes de facturação em suporte papel

Facturação manual apresenta um conjunto abundante de problemas que podem diminuir a eficiência das operações financeiras de uma entidade. Estes incluem:

  1. Redução da produtividade
  2. Custos de processamento exorbitantes
  3. Propensão a lapsos ou faturas ainda em falta
  4. Ciclos de processamento tediosas
  5. A falta de uma direção coerente
  6. Vulnerabilidade a descontos em falta e várias outras oportunidades
  7. Problemas na manipulação de inquéritos de suprimentos

Além das limitações acima, há também o risco de afetar sua cadeia de suprimentos através de mecanismos obsoletos. Mesmo nos casos em que as empresas adotaram métodos tecnológicos, esta situação de manutenção de uma cadeia de fornecimento robusta permanece aparente.

Qual é então o caminho a seguir?

Facturação Digital: o processamento de faturas Solution incluindo todo o seu negócio

A resposta é bastante simples, na verdade digital facturação, que exemplifica a arte de conseguir mais fazendo menos.

Método digital de faturamento não é apenas repleto de todas as ferramentas que são necessárias para agilizar os procedimentos de facturação, mas também pode entregar todas as suas notas fiscais eletronicamente praticamente dentro de um dia.

Facturação Digital elimina o tédio de entrada manual e reverificação constante, o que basicamente significa que você pode dizer adeus ao seu antigo hábito de lutar com complexos documentos de texto e planilhas.

Software factura digital mais moderno preciso que você faça o seguinte:

  • Selecione o cliente para o envio da factura solução.
  • Digite informações com precisão
  • Leve uma cópia e entregar a fatura ou simplesmente enviar e-mail. Você também pode importar para um formato específico

É esta simplicidade de operações que explica a popularidade crescente do sistema digital, que transcende a escala de uma entidade comercial (ou até mesmo uma organização sem fins lucrativos).

Vantagens ao nível macro

1. Simplifica Sales Tracking

Muitos pequenos negócios trabalhar todos os dias para seus clientes, mas cobrá-los em uma base mensal ou bimestral. Facturação Digital é uma benção absoluta aqui porque o software permite que os contadores para monitorar cuidadosamente o fluxo de trabalho da empresa (horas ou dias eles investiram e / ou o número de itens vendidos em um determinado espaço de tempo).

No momento da facturação, que só precisa selecionar um cliente e clicar em um botão para automatizar os encargos devidos.

2. Cotação oportuna Digitalização e Relatórios

Submeter citações no tempo é imperativo para todas as empresas que estão olhando para sustentar seus negócios. Facturação Digital faz um trabalho brilhante aqui, caminhando-lo embora um fácil de entender o processamento assistente de configuração que você começar em nenhum momento a todos.

Melhor, ainda, certos sistemas de facturação digitais também fornecer-lhe a liberdade para modificar a cláusula / diretrizes para diferentes citações que você deve entenderem.

Digite as aspas, salve o documento e, simplesmente, importar / exportar - e está feito. Enquanto isso software de facturação digital também auxilia na elaboração de relatórios que podem ser impressos ou exportados de forma adequada.

3. Captura e Personalização de Documentos

Apresentando uma imagem profissional, elegante do seu negócio é crucial para o seu sucesso a longo prazo, algo que as facturas digitais pode facilmente ajudá-lo.

Em outras palavras, você tem a capacidade de selecionar pessoalmente a citação / fatura visuais de sua escolha e fazer alterações pungentes ao anexar seu logotipo da marca. É pequenas nuances como estes que podem aumentar a eficácia do sistema financeiro de uma empresa.

4. Analisando as receitas e despesas a pagar

Dada a natureza dinâmica da concorrência onipresente que mantém as empresas em seus dedos, não faz muito sentido para manter um guia sobre suas despesas fixas / variáveis, detalhes específicos do projeto, e suas receitas.

O sistema permite que você obtenha um break-up de receitas para análise posterior. Este lhe diz exatamente quanto você ganha e através de quais fontes.

O benefício a longo prazo é estendido também para a tutela de acompanhamento das despesas. Você não precisa mais se perguntar a respeito de como você mediria quilometragem contra veículos ou derivar os custos atribuídos aos funcionários improdutivos.

No final, você estará em melhor posição para saber quanto dinheiro está sendo gasto por quem e para onde vai. Isto, obviamente, deixar você preparar um plano sobre como proceder para tomar medidas correctivas.

5. Rede de segurança

Facturas digitais também acalmar seus medos de perder dados críticos através de avarias laptop, corrupção de disco rígido ou perdidos pen drives. A maioria dos novos softwares como ecspand solução de processamento de fatura armazena dados confidenciais em servidores completamente criptografadas dos fabricantes.

Além disso, backups regulares são tomadas de dados, tais como fluxo de trabalho factura a pagar para garantir a segurança adequada.

Vantagens ao nível micro

Eliminando erros comuns, permitindo que o mecanismo para extrair automaticamente e dados da fatura relacionados contabilidade categoria e validar o mesmo contra fontes credíveis.

  • Um, integração fácil em um ambiente ERP de sua escolha.
  • Reduz o tempo necessário para entrar e exibir consultas.
  • Benefícios da interface de classe mundial para os sistemas de ERP.
  • Ajuda na automação de workflow factura a pagar como a digitalização da fatura.

Bitolas de um bom sistema de facturação digitais

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas pelos empresários e suas contas ao implantar factura digital.

Segurança dos dados: A perda de dados, mesmo em software avançado continua a ser uma ameaça real, que é por isso que as empresas devem garantir que a empresa de software acomoda backup online seguro, mesmo que isso signifique pagar uma taxa mais elevada. Todas as faturas digitais, incluindo menores, deve ser feito o backup em outro lugar (não em sua rede).

Organização: Às vezes, as faturas digitais também pode ser difícil de acompanhar. É por isso que os contabilistas fariam bem em manter um número separado, identificável específico para esse arquivo. Não há duas faturas devem ter o mesmo número.

Salvando e compartilhando: Estes dois aspectos são dois lados da mesma moeda. Certifique-se de guardar a nota fiscal em fácil abrir formatos como Microsoft Excel e PDF, que podem ser abertos por todos. É uma boa idéia para se referir ao seu contador e saber o que eles se sentem sobre fatura pdf.

Quando o arquivo é salvo, ele precisa ser compartilhado. Você pode querer tipicamente confiar apenas uma pessoa (ou um grupo coeso), com a responsabilidade de manter os registros. Certifique-se de que só ele / ela tem a capacidade de fazer alterações nos arquivos ou extraí-los.

Alternativamente, você também pode estabelecer um protocolo de toda a empresa fatura, que abrange o envolvimento de gestores, especialistas em impostos, contadores, e do departamento de faturamento.

Conclusão

No final, os profissionais de usar notas fiscais digitais estão longe demais para ignorar. Quando usado criteriosamente e de forma inteligente, eles podem melhorar não apenas as operações financeiras de uma empresa, mas também melhorar suas funções estruturais de muitas maneiras.

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