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Las empresas que prestan servicios o venden productos a las organizaciones dependen de la facturación a fin de reconciliar los bienes o servicios prestados con el pago de un cliente o comprador. En muchos sentidos, esto es una desventaja que se enfrenta a los proveedores de servicios y proveedores que se ocupan de las organizaciones. 

A diferencia de un entorno de piso de ventas - en que un empleado o bien presenta un cliente con una factura de venta que se ha reconciliado antes de la entrega del producto, o donde los clientes a seleccionar los artículos que compran, y luego pagar de inmediato en la caja - la facturación añade un nuevo nivel de complejidad a el proceso de negocio. 

Como la mayoría de los proveedores de servicios y proveedores que trabajan con las organizaciones con frecuencia facturan a sus clientes o clientes después de los servicios han sido prestados o los productos han sido entregados, mantenerse en la cima de las facturas es una parte esencial de mantener la rentabilidad.

En el pasado, la facturación fue un proceso en gran medida llevada a cabo por la mano, y se registra en los registros escritos a mano o escribe el escrito-y los archivos. Hoy, sin embargo, la facturación es en general un proceso computarizado, mediante el cual se genera la factura que se presenta a un cliente o usuario de un sistema informático de software automatizado. 

En algunos casos, las facturas se pueden generar, imprimir, relleno, sellado, y se envía a los clientes o los clientes sin tener que tocar una mano humana única. Como resultado, el software de la facturación ha contribuido a reducir drásticamente los gastos generales asociados con hacer negocios en la mayoría de los sectores del mercado. 

Además, bien diseñado y el software configurado correctamente la facturación también se asegura de que la cantidad de tiempo que transcurre entre la prestación de un servicio o suministro de bienes y la generación de una factura se reduce al mínimo a la mínima expresión. Esto significa que las empresas pueden beneficiarse de una adquisición más rápida de los ingresos.

La facturación de Software en el Sector Servicios

Tratar con las facturas en el sector servicios ha sido históricamente un asunto muy complicado. Teniendo en cuenta que el bien que se vende - el trabajo humano, de una u otra forma - es fundamentalmente un bien intangible (aunque se suele aplicar a los fines tangibles), la gestión de la facturación puede ser complicado. 

Después de todo, un empleado no puede simplemente contar el número de elementos que están a la espera de una plataforma a punto de ser entregado a un cliente. Para hacer las cosas aún más difícil, la situación se complica por el hecho de que no todo el trabajo se vende a precios iguales. Por ejemplo, una empresa de seguridad la prestación de servicios a un complejo de poder industrial empleado una variedad de guardias con las certificaciones de distintas y responsabilidades, lo cual implica diferentes grados de pago. 

Así, mientras que puede haber 5 guardias de seguridad diferentes acumulando tiempo facturable en un día, el tiempo de cada uno de guardia puede ser facturada a tasas diferentes (por ejemplo - un guardia manteniendo un ojo en la vigilancia de vídeo puede hacer $ 14 por hora, mientras que un guardia que patrulla la propiedad con un perro guardián puede hacer $ 22 por hora).

Como resultado, el software de facturación en el sector de los servicios por lo general estrechamente integrado con "tarjeta de tiempo" o sistemas de gestión de los empleados y el software. Esto asegura que una cantidad mínima de intervención humana es necesaria con el fin de generar las facturas. Considere la posibilidad de dos versiones de la empresa de seguridad mencionados anteriormente: el primero depende de un tenedor de libros generación de facturas a mano. 

El segundo depende de software de facturación que se integra con el software de tarjeta de tiempo utilizado por los empleados en el sitio cada vez que comienzan y terminan un cambio. Obviamente, la segunda empresa será mucho más eficiente. 

En este caso, el tenedor de libros o contador a cargo de las facturas dará instrucciones a la facturación de software que se ejecuta en su PC para generar un lote de facturas que se enviarán a varios clientes y las facturas de forma automática teniendo en cuenta la variación en los servicios prestados y el número de horas de servicio previstas para cada período de facturación. Por otro lado, la anterior encarnación de la empresa - que depende completamente de la intervención humana para generar cada factura - se gastan mucho más tiempo y esfuerzo de introducir varias horas en cada factura, y comprobar las facturas con los registros de los servicios prestados. 

La realidad de la situación es la siguiente: la empresa que depende de la intervención manual con el fin de generar las facturas es la hemorragia de dinero. En lugar de hacer uso de los talentos de un contador para realizar tareas que requieren inteligencia humana y la interacción, la empresa está perdiendo el tiempo (y dinero) mediante el pago de un ser humano que pasar horas en lo que un ordenador puede hacer en cuestión de segundos.

Las compañías que proporcionan un bien tangible a otras organizaciones (ya sean empresas o sin fines de lucro)-empresas generalmente conocidas como "Proveedores" en la jerga de negocios-también tiene que depender de software de facturación con el fin de tener éxito. En el pasado, los empleados generalmente generaría una factura a mano. Aunque es eficaz en muchos casos, este método deja mucho que desear. Por ejemplo, se permite un mayor número de casos en los que el error humano puede tener un efecto perjudicial sobre la línea inferior de la compañía. 

También requiere que las horas de más trabajo de los empleados debe ser invertido en hacer el papeleo, en vez de generar dinero para la compañía. Como resultado, la mayoría de las empresas con más de un puñado de empleados han tratado de automatizar su sistema de facturación - que produce enormes beneficios. 

Se libera recursos de los empleados de las tareas que no hacen más que añadir a los ingresos de un negocio, y al mismo tiempo que mejora el ambiente de trabajo para los empleados. Esencialmente, el software de facturación representa una especie de liberación de tedioso papeleo para los empleados de oficina. Además, el software de facturación buena en general, se unirá a la perfección con los sistemas de gestión de inventario con el fin de generar las facturas sólo después de que un pedido ha sido recogido, embalado y enviado, y puede ayudar a la fuerza de una empresa de ventas de mantener una estrecha vigilancia sobre las tendencias de los compradores y los hábitos, proporcionando así la fuerza de ventas con las herramientas que necesitan para predecir mejor y satisfacer las expectativas de los clientes. 

Paquetes de software de facturación también pueden ofrecer opciones para los procedimientos automatizados de facturación de seguimiento. Por ejemplo, si una factura no ha sido pagada, mientras que sólo 48 horas quedan para que el cliente pague (de acuerdo con las condiciones de pago estándar en la factura), el software puede alertar a un miembro del personal para el seguimiento con el cliente sobre el pago. Esto generalmente se logra mediante el control de los pagos recibidos, ya sea mediante la sincronización de una cuenta bancaria, o el tratamiento automatizado de los controles de entrada y de punto de venta.

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