Software de Contabilidad

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¿Cuales son las ventajas de un Sistema de contabilidad?

Una de las mejores maneras para reducir costos en una pequeña empresa es adquiriendo un software de contabilidad. Un buen programa de contabilidad te puede ayudar a ahorrar mejorando el manejo de las ganancias, los pagos, los impuestos y la administración de recursos humanos.

Muchas pequeñas empresas tienen la opción de utilizar un software de contabilidad por su propia cuenta o de contratar a un contador de medio tiempo para que (semanal o quincenalmente) introduzca los datos fiscales, lleve la nómina y otros gastos. 

Ésta podría ser una oportunidad para algunas empresas de evitar “las vallas fiscales” asociadas con tener un contador de tiempo completo.

Ventajas de un sistema contable
‍Un buen sistema de contabilidad te ayudará a ahorrar mejorando el manejo de las ganancias, los pagos, los impuestos y la administración de tus recursos humanos

No obstante, un software de contabilidad puede ser una importante inversión para el dueño de cualquier empresa.

Generalmente, las necesidades especificas de tu negocio, el tipo de productos que vendes y el tamaño de tu empresa, determinan el precio que debes de pagar por el software indicado para ti. 

Algunos programas están enfocados a ciertos tipos de negocios y productos; otros son más generales pero, a pesar de que pueden ser útiles, no podrás sacarles el mismo provecho que a un programa diseñado especialmente para tu negocio. 

Aquí, te damos una lista de varios programas que existen en el mercado.

Existen diferentes sistemas contables adaptados a diferentes tipos y tamaños de empresas
Existen diferentes sistemas contables adaptados a diferentes tipos y tamaños de empresas

 

QuickBooks

Quickbooks es el software de contabilidad que está en todos lados y, sin duda, domina el mercado de las pequeñas y medianas empresas. Es una reinvención del popular sistema Quiken. QuickBooks fue pensado originalmente para pequeños negocios con poco o nulo conocimiento de los procesos fiscales. Hoy en día, este software domina un alto porcentaje del mercado de las pequeñas empresas.

Un sistema de gestión aporta calidad y rapidez en los procesos de negocio
Un sistema de gestión aporta calidad y rapidez en los procesos de negocio

Este software incluye funciones como auditoría y lo que en inglés se denomina double-entry accounting. Existen una gran variedad de paquetes de este software, entre los que destacan aquellos pensados especialmente para mayoristas, fabricantes, prestadores de servicios profesionales, contratistas, organizaciones no lucrativas y minoristas.

Existe una versión de QuikBooks que te permite administrar la contabilidad de más de una empresa a la vez. Por otra parte, las medianas empresas generalmente necesitan el paquete de Soluciones Empresariales de QuickBooks. Por si esto fuera poco, la popularidad de este software asegura la creación de un amplio mercado de complementos y otras aplicaciones que agregan funcionalidades extras a QuickBooks.

QuickBooks tiene una edición especial Punto de venta que está enfocada a tiendas minoristas. Para los propietarios de muchos negocios, QuickBooks es el referente obligado de la contabilidad virtual y muchos se negarían a utilizar cualquier otro.

Peachtree

Peachtree es un software de contabilidad desarrollado por Sage Software, y se usa principalmente dentro de los Estados Unidos. La línea de software Peachtree precede a QuickBooks, pero ésta nunca logró penetrar en el mercado como lo hizo QuickBooks.

Un buen sistema contable te permite ver en forma inmediata toda la información que necesitas para manejar tu negocio
Un buen sistema contable te permite ver en forma inmediata toda la información que necesitas para manejar tu negocio

Este programa es muy común entre las medianas y algunas grandes empresas. Generalmente, se le considera ser menos amigable con el usuario que QuickBooks, pero es elegido por contadores con experiencia ya que permite un mayor control sobre los matices del proceso contable. La última versión de este programa se llama Sage 50 Accounting.

Microsoft Small Business Financials

El Microsoft Smalls Business Finacials, antes conocido como Microsoft Small Business Manager, es un software de contabilidad que se enfoca en empresas que tienen menos de 25 empleados e ingresos menores a los $10 millones al año. Este software fue popular en alguna época, pero a partir del año 2009 fue perdiendo vigencia y actualmente ya no se consigue.

Muchos usuarios del MSBF lo han remplazado con el Microsoft Dynamics GP, sin embargo, todavía puedes encontrar este software en algunas empresas. Este es un programa para usuarios experimentados.

La contabilidad y administración son claves en el proceso de toda empresa, no se pueden cometer errores
La contabilidad y administración son claves en el proceso de toda empresa, no se pueden cometer errores

Unit 4 Agresso Business World

Este paquete de programas es obra de la compañía holandesa de software Unit 4, especializada en el manejo modular de los recursos de una compañía. Es un software que se adecúa mejor a las empresas medianas y grandes.

Es muy conocido por “llevarse bien” con una gran variedad de bases de datos y diversos formatos de almacenamiento de datos, lo cual lo hace popular entre los negocios que buscan alejarse del software descontinuado y obsoleto. No apto para usuarios primerizos.

FinancialForce.com Accounting

FinancilaForce.com es un software de contabilidad que opera desde la nube a través Force.com, la plataforma de desarrollo de Salesforce.com.

Con este programa puedes llevar la contabilidad, la facturación, los servicios profesionales y servicios de planeación de recursos. Este software es conocido por ser altamente flexible y tener la posibilidad de ajustarse a empresas de cualquier tamaño. Sin embargo, quizás no sea una buena elección para un usuario común, ya que necesita de un cierto grado de conocimiento en las prácticas contables.

GNU Cash

GNU Cash es la solución en Software de contabilidad para los entusiastas del movimiento del software libre. Utiliza un sistema de partida doble pensado para las finanzas personales, pero actualizado con nuevas herramientas para satisfacer las necesidades de las pequeñas empresas. Te permite importar datos desde QuickBook y está disponible en más plataformas que sus competidores.

Un buen sistema administrativo te brinda el soporte necesario para las operaciones diarias de tu negocio
Un buen sistema administrativo te brinda el soporte necesario para las operaciones diarias de tu negocio

Dado que es open source puede ser instalado en casi cualquier computadora. Tienen buena compatibilidad con Mac y Windows, y es un programa nativo en Linux y otros sistemas operativos. El lado negativo de este software es que no prevé la administración del inventario, no funciona con sistemas de punto de venta, carece de las herramientas para eliminar reportes via GUI y generar estimados.

OpenBravo

OpenBravo es otro software open source. Cuenta con dos variantes: el software de planeación (contabilidad) de recursos de la empresa (ERP en inlés) y  software de sistema de punto de venta (POS).

Administra ventas, compras, fabricación, proyectos, MRP y otras funciones que son comúnmente requeridas por las medianas empresas. Por otra parte, OpenBravo POS pone al alcance de los minoristas el sistema de punto de venta.

El sistema POS está completamente integrado al paquete de OpenBravo, lo cual vuelve muy sencillo el actualizar el inventario y manipular otros factores que puedan tener un impacto en el sistema de punto de venta. Este software es particularmente popular en los países de habla hispana, ya que el proyecto se originó en España.

Las caracteristicas de tu Pyme definen el tipo de software a instalar
‍Las necesidades específicas de tu negocio, el tipo de productos que vendes y el tamaño de tu empresa, determinan el software indicado para tu PyME

¿Qué es software administrativo?

Son programas informáticos que se utilizan para acelerar el almacenamiento de datos, mientras que la racionalización de la complejidad de las tareas administrativas y de gestión. 

Algunos dominios donde este software se puede implementar incluyen sistemas de gestión de estudiante, paquetes de mapeo de transporte, sistemas de registros de personal, y así sucesivamente.

Software administrativo se utiliza con frecuencia en la realización de tareas relacionadas con sus diligencias diarias. Hacerse cargo de la forma tradicional de gestión del trabajo individual, el software de administración proporciona una solución integral que mejora la eficiencia y la eficacia, mientras que bajando los costos.

Software administrativo se pueden dividir en dos tipos de software de productividad y de la Escuela y el software de gestión de clase. Software Productiva es un software de aplicación comercial genérica que puede realizar tareas administrativas, tales como documentos, hojas de cálculo, bases de datos, presentaciones, diagramas y gráficos, y así sucesivamente.

El software administrativo proporciona una solución integral que mejora la eficiencia y la eficacia de tu empresa
‍El software administrativo proporciona una solución integral que mejora la eficiencia y la eficacia de tu empresa

Software de gestión de la escuela por su parte suele software personalizado por escrito para los educadores para ayudarles a gestionar una gama de tareas escolares que incluyen la creación y el mantenimiento de los mapas de asientos, los registros de los estudiantes, y los presupuestos escolares.

Software administrativo se puede comprar como un paquete comercial off-the-shelf o como un programa personalizado, o puede ser adquirido como freeware o shareware. En base a sus necesidades específicas, un software de administración puede seleccionar el tiempo que encaja a la perfección.

Software Productividad de oficina

Software de productividad de oficina puede servir de usuario bien haciendo sus tareas administrativas. Cualquier programa que ayuda a las personas'' producto'' información se conoce como un programa productivo. Diferentes empresas lanzan estos programas de software para cumplir con una amplia variedad de necesidades, pero si usted está familiarizado con uno, se puede aprender del otro con mucha facilidad.

Que algunos sean ricos muestra que otros pueden volverse ricos, y en consecuencia es tan sólo aliento para la industria y la empresa - Abraham Lincoln
Que algunos sean ricos muestra que otros pueden volverse ricos, y en consecuencia es tan sólo aliento para la industria y la empresa - Abraham Lincoln

Estos programas se pueden comprar en paquetes individuales o suites de aplicaciones, y están disponibles para un PC o de la plataforma Macintosh. Las tres aplicaciones más populares son el procesador de textos, hoja de cálculo y base de datos.

El procesamiento de textos es muy utilizado para crear y editar un documento escrito. Una hoja de cálculo se utiliza para organizar los datos en filas y columnas en una hoja de palabra. Los datos almacenados en las células pueden contener números, fórmulas y funciones.

Una base de datos es un sistema que recoge los datos y permite el acceso, recuperación y uso de datos. Algunos ejemplos populares de software de productividad como Excel, PowerPoint, Word, Access, Publisher, y muchos más. Programas de software de productividad generalmente se ofrecen en las suites que permiten una cómoda interfaz de usuario entre los componentes individuales del paquete.

Escuelas y Software de administración de clases

La segunda gran categoría de software administrativo es la escuela y el software de gestión del aula. Este tipo de software ayuda a los educadores en el cumplimiento de las tareas asociadas a la gestión del día a día de las aulas o de sus escuelas. Si la tarea es mantener registros de los estudiantes, tomar asistencia, creando un plano de la sala hasta a la fecha, o la gestión de las tasas, el software de gestión de la escuela hace que cada trabajo sea más fácil.

El máximo desafío de toda empresa es enfrentar el cambio constante
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Se ha desarrollado para su uso a nivel de distrito y de la escuela y de cada profesor aula. Software implementado por el distrito y se ofreció a todas las escuelas y en las aulas a través de redes puede proporcionar una plataforma estandarizada para introducir y rastrear los datos del estudiante. Este tipo de software a menudo tiene la opción de una interfaz con la Web.

Software de gestión de todo el Distrito amplía las capacidades de software similar al utilizado en las aulas individuales. Software de gestión a nivel de la escuela incluye software personalizado que ayuda a la pista en todo el distrito la matrícula del distrito, gestión de las finanzas y presupuestos, e informar sobre sus operaciones. A nivel de aula, software de soporte de gestión hace que la gestión de clase rollos, información de los estudiantes y la clase informar mucho más fácil.

Paquetes de soporte de gestión suelen ser personalizable, permitiendo a los maestros a trabajar con un formato que se sientan cómodos.

Software de Evaluación Portfolio

Otro tipo de software administrativo que se utiliza es el software de evaluación de cartera. Evaluación de la cartera es un tipo de instrumento de evaluación de rendimiento que permite al profesor evaluar las competencias sobre la base de un conjunto de trabajos de los estudiantes.

Software de evaluación de cartera proporciona al maestro de las herramientas necesarias para documentar los logros de los estudiantes. Estas herramientas incluyen formatos de cartera y listas de verificación, las referencias cruzadas a las normas, la posibilidad de añadir comentarios y crear informes personalizados.

Para los profesores que utilizan regularmente la evaluación de cartera, estas herramientas de gestión del aula a menudo proporcionan asistencia útil en el manejo de las tareas de seguimiento de complejos. Algunas herramientas de software de cartera también permiten a los maestros y estudiantes a mantener carteras en un formato electrónico con la capacidad de captura electrónica, ven y recoge el trabajo del estudiante para compartir con los padres.

Para los maestros de educación especial, herramientas alternativas de software de evaluación son los que generan, seguimiento y producir informes necesarios para los planes de educación individual (IEP) para estudiantes con necesidades especiales.

Software de Administración Remota

Hoy en día, el software de administración más popular es el software de administración remota que permite a un operador remoto para controlar un sistema que se va a ejecutar de forma remota en un sistema mientras que se muestra en un dispositivo cliente independiente.

Software de administración remota tiene diferentes características y por lo general está personalizado para satisfacer las necesidades del cliente. Algunos permiten conectar a la sesión de un usuario existente y "control remoto". Tomando en un escritorio de forma remota es uno de los tipos más prominentes de la administración remota.

El operador controla a través de una conexión de red. Implementaciones de virtualización de escritorios remotos funcionan como entornos de computación cliente / servidor. Su función principal es por un operador de ordenador para acceder a ordenadores remotos. Un equipo se ejecutará la aplicación de software de cliente, mientras que el otro equipo (s) obra como el host (s).

Uno de los usos principales de un software de escritorio remoto es la administración remota. También se puede utilizar para "ordenadores sin cabeza". En lugar de cada equipo tiene su propio monitor, teclado y ratón, un teclado y un ratón se puede conectar a un ordenador con el software de control remoto y equipos sin cabeza controlado por ella. Esto es útil para la atención al cliente y la educación.

Software de control remoto tiene lagunas, ya que puede ser utilizado maliciosamente. Software de administración remota mal configurado o mal implementada utilizado por los equipos de TI para gestionar los puntos finales o servidores a distancia es a menudo el primer objetivo de los atacantes. A veces el software puede ser obsoleto o puede contener credenciales administrativas que hagan los hackers la clave para gobernar.

Conclusión: En la actualidad, los programas de software administrativos tienen una amplia variedad de ofertas que simplifican nuestra vida mientras nos da el poder en más de un sentido. Sin embargo, antes de comprar cualquier software, hacen que sea un punto de entrada que cumple todas sus necesidades y hacer frente a todas las inquietudes / temores porque no se trata de una inversión que se hace en días alternos.

Capital neto: Guía paso a paso para aprender a manejarlo

El capital neto es la cifra que indica los recursos actuales de la empresa. Para aprender a calcularlos y administrarlos de manera correcta, hay que conocer en primer lugar su definición y su uso dentro de la contabilidad.

Los sistemas de administración de negocios resuelven problemas rápidamente en un mundo donde el tiempo es el recurso más valioso
Los sistemas de administración de negocios resuelven problemas rápidamente en un mundo donde el tiempo es el recurso más valioso

Esta cifra se obtiene al totalizar los bienes actuales y restar las deudas actuales. Para determinar ambos números, es importante evaluar bien los bienes y las deudas dentro de la contabilidad de la empresa:

Deudas actuales: Las deudas actuales son aquellas que la empresa debe pagar durante el próximo año fiscal. Entre ellas se pueden nombrar las cuentas por pagar que entran dentro de este período, los impuestos pendientes, montos de deuda a largo plazo que vencen durante el año fiscal, entre otras.

Bienes actuales: De la misma manera, los bienes actuales se calculan sumando todo aquello canjeable o disponible durante el próximo año fiscal. Entre ellos se encuentra el dinero en efectivo disponible, las inversiones a corto plazo, toda nota inmediatamente canjeable por dinero en efectivo, inventario y gastos prepagados.

Una vez conocidos los valores de deudas y bienes, es posible calcular el capital neto.

¿Qué establece el capital neto?

Esta cifra funciona para determinar si la empresa está funcionando de manera eficiente en términos administrativos y de flujo de capital.

Cuando la empresa cuenta con suficiente capital neto, esto quiere decir quepuede afrontar sus actividades diarias con suficientes recursos y sin necesidad de endeudarse.

Por el contrario, una empresa con capital neto negativo tiene alta tendencia a caer en deudas, ya que no puede cubrir los gastos por venir con sus bienes.

Repercusiones externas

El capital neto es considerado como un indicador de la salud y la solvencia de la empresa. Los organismos de crédito, por ejemplo, evitan compañías con capital neto negativo, ya que probablemenet no estarán en capacidad de solventar la deuda que están por adquirir.

El mismo efecto se aplica a potenciales inversionistas y clientes: todos evitan empresas con capital neto negativo, por ser un símbolo de mala administración y poca solidez.

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