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La Gestión de inventarios es el proceso de administrar todo lo que la empresa tiene guardado para producir o vender. Abarca el registro de las entradas y las salidas, el recuento físico, la rotación, el punto de reposición y el costo de sostener mercadería inmovilizada en el depósito. Se diferencia de las existencias en que estas son los bienes en sí, y la Gestión de inventarios es la disciplina que decide cuánto tener de cada uno y cuándo reponerlo. Su efecto es directo sobre el dinero, porque el stock de más inmoviliza capital y el de menos cuesta ventas perdidas.
La Gestión de inventarios es el proceso de administrar todo lo que la empresa tiene guardado para producir o para vender.
Este término trata la disciplina: cómo se registra, cada cuánto se cuenta, cuándo se repone y qué cuesta sostener el stock.
Qué son esos bienes y cómo se clasifican se explica en Existencias.
El inventario está formado por los materiales necesarios para la producción y también por todo lo producido.
Esa materia almacenada es conocida también como stock.
El stock sirve para satisfacer la demanda externa de productos y la interna de insumos que mantienen las actividades.
La Gestión de inventarios forma parte de la contabilidad de costos, que calcula, analiza y controla los costos relacionados con la empresa.
Los objetivos que orientan este proceso administrativo son cuatro.
Todo el oficio consiste en encontrar el punto de equilibrio entre tener mercadería disponible y pagar por almacenarla.
Antes de gestionar hay que decidir cuándo se registra cada movimiento, y ahí existen dos caminos.
Con el sistema periódico el consumo se obtiene por diferencia: Existencias iniciales + compras - Existencias finales.
El sistema permanente da visibilidad diaria del saldo, y el periódico ahorra trabajo administrativo.
Un sistema de gestión en la nube vuelve práctico el inventario permanente, porque registra el movimiento en el momento en que se factura o se recibe.
Ningún registro reemplaza al recuento físico, porque lo anotado y lo que hay en el estante no siempre coinciden.
El recuento anual cuenta todo el depósito en una fecha, y suele obligar a frenar la operación durante ese lapso.
El recuento cíclico cuenta una porción cada semana, de modo que a lo largo del año se recorre el depósito entero sin detener nada.
La diferencia entre lo contado y lo registrado se llama ajuste de inventario.
Ese ajuste va al resultado del período, así que un descuadre grande se nota en la ganancia.
Un inventario que nunca se cuenta deja de ser información y pasa a ser una suposición
La rotación de inventario mide cuántas veces se renueva el stock en un período.
Una rotación alta indica que la mercadería se vende rápido y que hay poco capital dormido.
Una rotación baja avisa de compras excesivas o de productos que dejaron de venderse.
Es el indicador que traduce el depósito a lenguaje financiero.
El punto de reposición es el nivel de stock que dispara una compra nueva.
Depende de dos cosas: el consumo promedio durante el plazo de entrega y el stock de seguridad que se decida sostener.
Si el punto se fija demasiado bajo, la empresa se queda sin mercadería antes de que llegue la reposición.
Si se fija demasiado alto, el depósito acumula capital inmovilizado sin necesidad.
El método ABC ordena los artículos según su peso en el valor total del inventario.
Los artículos A son pocos y concentran la mayor parte del valor, de modo que merecen el control más estricto.
Los artículos C son muchos y valen poco, así que con un control liviano alcanza.
El método de la cantidad económica de pedido busca el equilibrio entre el costo de emitir una orden y el costo de almacenar lo comprado.
Ese punto de equilibrio define cuánto conviene comprar en cada pedido.
Según su localización, el inventario se divide en dos grupos.
La distinción importa porque el material en tránsito ya está comprometido o pagado aunque todavía no se pueda vender.
Según su funcionalidad, en cambio, el inventario se separa en dos clases.
Antes de gestionar con eficiencia hay que crear y organizar el inventario.
En líneas generales, las etapas son cuatro.
Ese último paso es el que convierte una lista de papel en información útil para decidir.
Mantener mercadería en stock cuesta dinero, y el monto varía según el tipo de organización.
Los tipos de costo asociados son tres:
Los costos por ordenar son los que se desprenden de la emisión de un pedido.
También entran ahí los que genera la preparación de una corrida de producción.
Los costos por mantenimiento están vinculados al almacenamiento de los productos.
La mercadería permanece un tiempo en stock, y su manipulación y su cuidado generan gasto.
A eso se suma el riesgo de obsolescencia, que es la pérdida de valor por el simple paso del tiempo.
El costo de quiebre de stock aparece cuando la demanda no se puede atender porque las Existencias se agotaron.
Comprende las ventas perdidas, las paradas de producción y el deterioro de la relación con el cliente.
El quiebre de stock es el único costo del inventario que no aparece en ninguna factura
El hub de Gestión de inventario, stock y depósitos ubica este concepto dentro de un proceso empresarial.
En Códigos de Barras y RFID: guía práctica para identificar Productos en tu empresa mediana vemos cómo se aplica a decisiones y tareas concretas.
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